Die Mittagspause ist für viele Mitarbeiter der Höhepunkt des Arbeitstages. Eine ausgewogene und schmackhafte Mahlzeit trägt nicht nur zur Zufriedenheit bei, sondern auch zur Produktivität und Gesundheit der Belegschaft. Als Arbeitgeber ist es daher wichtig, eine gute Mittagsversorgung anzubieten. Doch welche Option ist die beste: eine eigene Kantine oder ein Essenszuschuss?
In diesem Artikel vergleichen wir beide Varianten, damit du die richtige Entscheidung für dein Unternehmen treffen kannst.
Eigene Kantine
Eine eigene Kantine bietet den Mitarbeitern den Komfort, direkt vor Ort eine warme Mahlzeit zu genießen. Dadurch entfällt die zeitaufwendige Suche nach einem geeigneten Restaurant in der Nähe des Arbeitsplatzes. Zudem kannst du als Arbeitgeber die Qualität und Vielfalt der Speisen kontrollieren und sicherstellen, dass sie den ernährungsphysiologischen Ansprüchen der Mitarbeiter entsprechen.
Allerdings ist der Betrieb einer eigenen Kantine mit hohen Kosten verbunden. Neben den Investitionen in Kücheneinrichtung und Personal fallen auch laufende Ausgaben für Lebensmittel und Betriebskosten an. Zudem besteht das Risiko, dass die Kantine nicht von allen Mitarbeitern gleichermaßen genutzt wird, insbesondere wenn das Angebot nicht ihren Geschmack trifft.
Essenszuschuss für Restaurants
Ein Essenszuschuss ermöglicht es den Mitarbeitern, in Restaurants, Cafés oder Imbissen ihrer Wahl zu essen. Dadurch haben sie eine größere Auswahl an Speisen und können ihre Mahlzeit nach ihren individuellen Vorlieben auswählen. Ein Essenszuschuss ist auch flexibler, da die Mitarbeiter nicht an eine bestimmte Kantine gebunden sind und ihre Mittagspause frei gestalten können.
Für Arbeitgeber bietet ein Essenszuschuss den Vorteil, dass keine Investitionen in eine eigene Kantine getätigt werden müssen. Stattdessen kannst du einen festen Betrag pro Mitarbeiter pro Tag oder eine monatliche Pauschale festlegen. Dies ermöglicht eine bessere Budgetplanung und Flexibilität bei sich ändernden Mitarbeiterzahlen.
Steuerliche Behandlung beim Sachbezug Mahlzeiten
Bei der eigenen Kantine und dem Essenszuschuss gibt es unterschiedliche steuerliche Aspekte zu beachten.
Sachbezug Mahlzeiten in der eigenen Kantine
Wenn du als Arbeitgeber eine eigene Kantine betreibst und die Mitarbeiter dort verbilligte oder kostenlose Mahlzeiten erhalten, wird dies als Sachbezug Mahlzeiten behandelt. Dabei wird der Wert der Mahlzeit aktuell pauschal mit 4,13 € pro Mittagessen bewertet. Die Zuzahlung eurer Mitarbeiter wird von diesem Sachbezugswert abgezogen. Anschließend wird dieser Wert vom Arbeitgeber pauschal mit 25% versteuert. Auf Grund der Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber sind keine Sozialabgaben fällig.
Wenn eure Mitarbeiter regelmäßig Mittag essen, hätten sie sonst teurere Mahlzeiten von ihrem Nettoentgelt bezahlt. Das bedeutet, dass ihr mit einer eigenen Kantine euch und euren Mitarbeitern Steuer- und Abgabenvorteile ermöglicht.
Steuerliche Behandlung beim Essenszuschuss
Ein Essenszuschuss, der den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird, ist ebenfalls mit dem Sachbezug Mahlzeiten zu versteuern. Hinzu kommt noch ein steuerfreier Essenszuschuss von maximal 3,10 € pro Mahlzeit.
Wie hoch euer Zuschuss zum Mittagessen eurer Mitarbeiter ist, könnt ihr selbst festlegen. Aus steuerlicher Sicht solltet ihr allerdings maximal 7,23 € bezuschussen - sonst ist der gesamte Betrag als Lohn zu versteuern.
Optimal wäre üblicherweise also ein Zuschuss von 7,23 € pro Mittagessen. Da müsstet ihr als Arbeitgeber nur 1,03 € Pauschalsteuer zahlen und für eure Mitarbeiter wäre es steuer- und abgabenfrei. Demzufolge erhalten sie im Monat mehr als 100 € mehr Nettokaufkraft für Mahlzeiten, was euch als Arbeitgeber in Form einer Erhöhung des Bruttogehalts sonst mehr als das Doppelte gekostet hätte.
Einzelheiten zur Besteuerung des Essenszuschusses bzw. Sachbezug Mahlzeiten könnt ihr hier nachlesen.
Fazit
Sowohl eine eigene Kantine als auch ein Essenszuschuss haben ihre Vor- und Nachteile.
Die Entscheidung hängt von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere von
- der Größe des Unternehmens
- den finanziellen Möglichkeiten
- der Anzahl und Verteilung der Standorte
- der Bedeutung von Home Office
- und den Präferenzen der Mitarbeiter.
In vielen Fällen kann eine Kombination aus beiden Optionen die beste Lösung sein, um eine optimale Mittagsversorgung der Mitarbeiter sicherzustellen. Als Arbeitgeber solltest du daher sorgfältig abwägen, welche Variante am besten zu deinem Unternehmen passt. Letztendlich geht es darum, den Mitarbeitern eine attraktive Arbeitsumgebung zu bieten und ihre Zufriedenheit und Produktivität zu steigern. Darauf hat die Mittagspause und die Ernährung einen sehr entscheidenden Einfluss.
Wenn du weitere Tipps zu den Themen Mitarbeiterbindung und Mitarbeitermotivation erhalten magst oder Fragen zur steuerlichen Behandlung von Mitarbeiterleistungen hast, stehen wir dir gern zur Verfügung. Abonniere gern unseren Newsletter oder vereinbare einen Termin für ein persönliches Gespräch!